Déclaration de protection des données

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• Données personnelles
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• Nature, portée et finalité du traitement
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• Traitement de données personnelles par des tiers
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• Droits des personnes concernées et contact
• Durée de conservation des données personnelles

Le terme « données personnelles » regroupe toutes les indications relatives à une personne identifiée ou identifiable, donc tout type d’information susceptible d’être rattachée à une personne en particulier, indépendamment de l’origine, de la forme ou de la présentation de cette information (telles que vos nom, adresse, date de naissance, adresse e-mail, numéro de téléphone ou encore d’images). Autrement dit, toute donnée permettant de vous identifier.

Le terme « données sensibles » regroupe les données sur: les opinions ou les activités religieuses, philosophiques, politiques ou syndicales, les données sur la santé, la sphère intime ou l’origine raciale ou ethnique, les données génétiques, les données biométriques identifiant une personne physique de manière univoque, les données sur des poursuites ou sanctions pénales et administratives, les données sur des mesures d’aide sociale.

Lorsque la situation l’exige et que cela reste approprié, nous sommes en droit de recueillir et de traiter des données personnelles particulièrement sensibles. Dans ce cas, le traitement de telles données est soumis à la plus stricte confidentialité.

Le terme « traitement » désigne tout type de traitement de vos données, quels que soient les moyens et procédés utilisés, notamment la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’utilisation, la modification, la communication, l’archivage, l’effacement ou la destruction de données.

Nous pouvons collecter les types de données personnelles suivants :

Bénéficiaires de prestations :

• Votre nom, prénom et vos coordonnées de contact
• Votre adresse postale
• Vos informations médicales nécessaires pour le bon fonctionnement de nos prestations
• Vos informations de curatelles, d'assurances, de décisions de l'assurance invalidité AI et décisions de l'administration cantonale neuchâteloise 
• Vos informations de paiement
• Toute autre information que vous choisissez de nous fournir dans le cadre de nos prestations

Représentant·e·s légaux·ales :

• Votre nom, prénom et vos coordonnées de contact
• Votre adresse postale
• Vos informations de paiement
• Toute autre information que vous choisissez de nous fournir dans le cadre de nos prestations

Collaborateurs·rices :

• Votre nom, prénom et vos coordonnées de contact
• Votre adresse postale
• Les informations sur votre expérience professionnelle, votre éducation et vos compétences
• Votre situation familiale en lien avec les allocations familiales notamment et caisse de pension
• Vos informations de paiement
• Toute autre information que vous choisissez de nous fournir dans le cadre de nos prestations

Bénéficiaires de prestations :

• Gestion de votre dossier
• Fourniture de nos prestations
• Communication concernant nos prestations
• Facturation et traitement des paiements
• Respect de nos obligations légales (par exemple en lien avec l'assurance invalidité, les assurances, etc.)

Représentant·e·s légaux·ales :

• Gestion du dossier de votre pupille
• Fourniture de nos prestations
• Communication concernant nos prestations
• Facturation et traitement des paiements
• Respect de nos obligations légales, notamment en lien avec les curatelles de portée générale et de représentation

Collaborateurs·rices :

• Gestion de votre dossier personnel pendant toute la durée de votre engagement
• Fourniture de nos prestations
• Communication concernant nos prestations
• Respect de nos obligations légales (par exemple en lien avec le service des contributions, l'office des poursuites, les assurances, etc.)

Nous traitons uniquement les données personnelles qui nous sont nécessaires pour pouvoir proposer nos prestations sur la durée et de manière sûre et fiable. Il peut ainsi s’agir de données statistiques et de contact ainsi que de données se rapportant à des ventes, des contrats et des paiements.

Nous traitons des données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à la ou aux finalité(s) concernée(s) ou pendant la durée exigée par la loi (LArch). Les données personnelles dont le traitement n’est plus requis sont détruites ou effacées.

Nous traitons donc notamment les informations que la personne concernée nous a volontairement transmises d’elle-même lors de la prise de contact (par exemple, via courrier postal, e-mail, formulaire de contact, réseaux sociaux ou téléphone) ou lors de la création de son dossier personnel au sein de notre Fondation. De telles informations peuvent par exemple être stockées par nos soins dans un carnet d’adresses, dans un système ERP (Enterprise Resource Planning) ou à l’aide d’autres outils de travail similaires. Si vous nous communiquez les données personnelles de tiers, vous vous engagez vis-à-vis de ces tiers à garantir la protection de leurs données ainsi qu’à garantir l’exactitude de ces dernières.

Nous traitons les données personnelles de postulant·e·s dans la mesure où ces données sont requises pour évaluer leur aptitude à occuper un certain poste de travail ou pour exécuter par la suite un contrat de travail les concernant. Les données personnelles requises sont notamment recueillies parmi les informations demandées, par exemple dans le cadre d’une offre d’emploi. En outre, nous traitons les données personnelles que les postulant·e·s ont volontairement communiquées ou mises à disposition (lettre de motivation, CV ou tout autre document lié au dossier de candidature) ou qu’ils·elles ont publiées sur leur profil en ligne.

Des tiers, notamment des prestataires spécialisés auxquels nous recourons ou avec lesquels nous collaborons, sont autorisés à traiter des données personnelles recueillies par nos soins. Par ailleurs, nous traitons des données personnelles recueillies auprès de tiers, ou obtenues dans le cadre de la mise à disposition de nos prestations, sous réserve que ce traitement reste conforme aux dispositions légales en vigueur.

Nous pouvons par conséquent être amenés à recourir aux prestations de tiers ou de sociétés affiliées et à mandater ceux-ci pour traiter vos données (aussi dénommés sous-traitants). Il peut ainsi s’agir de prestataires appartenant aux catégories suivantes:

• comptabilité, fiduciaires et entreprises de révision
• sociétés de conseil (conseil juridique, fiscalité, agences RH, assurances)
• prestataires de services informatiques (hébergement de site, assistance, gestionnaires de pages Web, etc.)
• prestataires de paiement
• prestataires santé et soins
• sponsors et partenaires

Dans certains cas, dans la mesure où cela est prévu et autorisé par la loi et après vérification de notre part, nous sommes également tenus de communiquer vos données personnelles aux autorités.

Sur notre site Internet, nous avons intégré des liens vers nos canaux de réseaux sociaux. Ces liens intégrés vous sont toujours clairement signalés (généralement au moyen du logo correspondant). Si vous cliquez sur ce symbole, vous êtes redirigé·e vers nos canaux de réseaux sociaux. Les fournisseurs de réseaux sociaux savent dès lors à partir de quel site Internet vous vous êtes rendu·e sur leurs canaux et peuvent utiliser cette information à leurs propres fins. Toutefois, nous attirons votre attention sur le fait que nous n’avons pas connaissance de l’utilisation qui est faite de vos données par ces fournisseurs.

Nous sommes présents sur les plateformes de réseaux sociaux ainsi que sur d’autres plateformes en ligne pour être en mesure de bien remplir notre mission et pour respecter l'évolution de la communication concernant l'image de la Fondation. Dès lors, certaines manifestations et activités (portes-ouvertes, animations dans les ateliers, marché, etc.) ont lieu. Lors de ces évènements, ou dans le cadre de l'enrichissement de notre site internet, de nos réseaux sociaux et nos brochures de présentation, la Fondation effectue parfois des prises de vue des différents sites et des bénéficiaires. Les photographies ne seront ni communiquées à d'autres personnes, ni vendues, ni utilisées à d'autres usages.

La présence sur de telles plateformes implique que des données personnelles peuvent être traitées en dehors de la Suisse.

Les conditions générales (CG), les conditions d’utilisation, les déclarations de protection des données ainsi que d’autres dispositions mises en place par les exploitants de ces plateformes s’appliquent. Ces dispositions apportent notamment des renseignements directs sur les droits des personnes concernées qui prévalent sur chacune de ces plateformes, tels que le droit aux renseignements.

Les personnes concernées dont nous traitons les données personnelles disposent de droits en vertu du droit suisse en matière de protection des données, notamment du droit aux renseignements, mais aussi du droit de rectifier et de faire effacer des données personnelles déjà traitées ainsi que de s’opposer à leur communication.

En outre, vous êtes en droit d’exiger d’obtenir vos données dans un format de fichier couramment utilisé si nous avons automatisé le traitement de vos données et si vous avez consenti au traitement de ces mêmes données ou bien si vous avez communiqué vos données dans le cadre de la conclusion ou de l’exécution d’un contrat. Vous disposez également d’un droit de recours auprès d’une autorité de surveillance compétente. En Suisse, l’autorité de surveillance compétente en matière de protection des données est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

En revanche, nous pouvons limiter les informations que nous vous communiquons au sujet de vos données ou restreindre les données que nous vous transmettons, voire nous opposer à votre demande si celle-ci va à l’encontre de nos engagements légaux, de nos propres intérêts légitimes, d’intérêts publics ou des intérêts d’une personne tierce.

Si vous souhaitez disposer de ces données, vous pouvez remplir le formulaire de contact ou nous envoyer une demande par courrier postal à :

Fondation Les Perce-Neige
Secrétariat de la direction générale
Chemin Mon Loisir 23e
2208 Les Hauts-Geneveys

Le traitement de votre demande est soumis à un délai légal de 30 jours. Nous sommes toutefois autorisés à prolonger ce délai pour des raisons légales ou d’ordre technique, si nous faisons face à un grand nombre de demandes à traiter ou si nous avons besoin d’autres informations de votre part. Dans ce cas, nous vous informerons en temps utile et par écrit de cette prolongation de délai.

La Fondation sauvegarde les données personnelles selon la loi sur l'archivage (LArch) du canton de Neuchâtel. La Fondation attire votre attention sur le fait que la loi prévoit la conservation de certaines données pendant des durées spécifiques. Une fois ce délai échu, les données concernées sont tout simplement détruites ou effacées, sous réserve qu’elles ne sont plus nécessaires à la préparation ou à l’exécution d’un contrat ou de prestations en cours.